プライバシーポリシー

当社はお客様のプライバシーを尊重し、個人データの保護に努めます。本プライバシーポリシーは、香港の個人データ（プライバシー）条例（第486章）（PDPO）および適用される場合のEU一般データ保護規則（GDPR）を参照して作成されています。Hong Kong Business Services Centre Limitedは、PDPO上のデータ使用者であり、GDPRが適用される場合は本ポリシーに記載される個人データの管理者です。

当社は、対象となるサービス、問い合わせ、または安全な招待リンクに応じて、次の種類の個人データを収集、使用、保存、移転する場合があります。

• 氏名、会社名、役職、メールアドレス、電話番号、連絡先住所、請求またはサービス連絡先などの本人確認および連絡先データ。
• 本人確認書類、香港IDまたは旅券番号、住所証明、出生地、資金源、資産源、事業背景、アップロードファイル、確認状況などのクライアント確認およびKYCデータ。
• 希望会社名、取締役、株主、実質的所有者、持株情報、居住住所または連絡先住所、事業詳細、宣言、署名などの会社設立および法人サービスデータ。
• 銀行口座情報、支払参照、請求書、サービス料、取引記録、決済事業者記録などの財務および支払データ。
• 依頼または購入されたサービス、法定提出情報、書類支援記録、クラウド保管記録、案件に関する通信などのサービスおよび取引データ。
• IPアドレス、user agent、ブラウザおよび端末情報、Cookie、送信時刻、Turnstile検証結果、分析またはサイト利用情報などの技術、安全、利用データ。
• 問い合わせフォームのメッセージ、メール、電話、WhatsAppその他のメッセージ、会議メモ、サポート依頼などの通信データ。
• 任意のAIチャット機能を利用する場合の、送信テキスト、選択言語、技術的リクエストデータ、セキュリティ検証結果などのAIチャットデータ。
• お客様または権限ある連絡担当者が当社サービスに関連して提供するその他のデータ。

当社は、お客様に関する個人データを収集するために、次のようなさまざまな方法を使用します。

• ウェブサイトフォームの入力、メール、電話、WhatsAppその他のチャネルでの連絡、見積依頼、指示、書類提供など、お客様との直接のやり取り。
• KYCアップロード、オンボーディング、会社設立、その他クライアント固有のワークフローのために、特定のクライアントまたは権限ある連絡担当者へ送信される安全な招待専用リンク。
• Cookie、サーバーログ、分析ツール、セキュリティ検証ツール、ブラウザ／端末情報、IPアドレス、user agent、送信時刻などの自動技術またはインタラクション。
• 必要に応じて、権限ある代表者、専門アドバイザー、銀行、ブローカー、登記機関、規制当局、公開登録簿、または案件に関与するサービス提供者などの第三者または公開情報源。

当社は、合法的でサービス関連、コンプライアンス、安全、管理上の目的に限り個人データを使用します。これには以下が含まれます。

• 問い合わせへの回答、見積作成、連絡、および依頼されたサービスの提供。
• お客様またはお客様が代表するクライアントとの契約履行、または契約締結前の対応。
• KYC、クライアントデューデリジェンス、マネーロンダリング対策、会社設立、会社秘書役、会計、税務、監査手配、クラウド保管、書類支援、その他サービスワークフローの実施。
• 法律、規制、会計、税務、報告、記録保存、制裁、詐欺防止、または法執行上の要件の遵守。
• ウェブサイト、AIチャット、アカウント、書類、システムの安全維持、不正利用防止、正当なアクセス確認、技術問題の調査。
• 事業管理、内部記録の保存、ウェブサイトおよびサービス運用の改善、法律で許可される場合のサービス関連通知またはダイレクトマーケティングの送付。

当社は、お客様の個人データを以下を含む第三者と共有する必要がある場合があります。

• サービス、サポート、コンプライアンス、または安全目的でデータを必要とするHKBSCLの取締役、従業員、請負業者、代理人、権限あるスタッフ。
• 当社の電子メール、データベース、分析、セキュリティ、決済、AI、通信その他の業務フローを支援する提供者。これには、Microsoft、Google、Amazon Web Services、MongoDB、Cloudflare、ならびに関連するホスティング提供者またはサービス提供者が含まれる場合があります。データが当該業務フローを通じてエクスポート、電子メール送信または共有されない限り、これらの支援提供者が、合意されたクラウド文書保管アーカイブをホストすることはありません。
• 弁護士、税務アドバイザー、会計アドバイザー、保険会社、銀行、ブローカー、登録代理人、監査手配または監査調整のための独立監査人などの専門アドバイザーおよびサービスパートナー。
• 法律で要求または許可される場合の政府機関、登記機関、税務当局、規制当局、法執行機関、裁判所その他の機関。
• 関連案件に関係するクライアント会社、権限ある連絡担当者、取締役、株主、実質的所有者、署名者または代表者。
• お客様が指示または承認した相手方、または関連サービスのために合理的に必要なその他の相手方。

当社は、個人データの偶発的な紛失、不正アクセス、改変、開示、誤用を防ぐため、管理的、技術的および物理的な保護措置を講じます。これには、アクセス制御、安全な招待専用リンク、適切な場合の暗号化または提供者のセキュリティ制御、ファイル検証、スタッフの守秘義務、承認された目的でデータを必要とする者および提供者へのアクセス制限が含まれる場合があります。インターネット送信または保管システムに完全な安全性はありませんが、当社はデータの機密性に応じた保護に努めます。

当社は、個人データを、その収集目的、および適用される法務、会計、税務、コンプライアンス、規制、監査手配、紛争、安全に関する要件のために必要な期間に限り保有します。適用される規則により要求または許容される場合、KYC、クライアントデューデリジェンス、取引、会社管理、会計、税務および法定記録は、業務関係または該当取引の終了後少なくとも5年間保有する必要があります。稼働中のクラウド文書保管アーカイブおよびクライアントアクセスは、コンプライアンス用の写しとは別です。料金支払済みのサービス期間終了後のアクセスは保証されませんが、法令上必要な場合は限定的な写しを保有することがあります。物理的な通常郵便物は、明示された30日間の保管期間後に廃棄されることがありますが、合意されたスキャン、取扱記録および法令上必要な記録には、異なる保有期間が適用される場合があります。データが不要となった場合、合理的に実行可能な範囲で、削除、匿名化または利用制限を行います。

適用されるプライバシー法に応じて、個人データに関する権利には次のものが含まれる場合があります。

• PDPOに基づき、当社が保有するお客様の個人データへのアクセスを請求する権利。
• PDPOに基づき、不正確な個人データの訂正を請求する権利。
• GDPRが適用される場合、該当する状況で個人データの消去を請求する権利。
• GDPRが適用される場合、該当する根拠に基づき処理に異議を述べる権利。
• GDPRが適用される場合、処理の制限を請求する権利。
• GDPRが適用される場合、個人データの移転またはポータビリティを請求する権利。
• 同意に基づく処理について、撤回前の適法な処理に影響を与えることなく同意を撤回する権利。
• 該当する場合、ダイレクトマーケティング通信を停止する権利。
• 当社、香港個人資料私隠専員公署、または該当する場合はEU/EEA監督機関へプライバシー上の懸念を申し立てる権利。

アクセス、訂正、その他プライバシー権利を行使する場合は、Privacy/Data Protection Contact（info@HKBSCL.com）または Unit 744, 7/F, Star House, 3 Salisbury Road, Tsim Sha Tsui, Kowloon, Hong Kong までご連絡ください。個人データアクセスまたは訂正請求であることを明記してください。当社は本人確認を行い、適用法で認められる手数料を請求した上で対応する場合があります。

この ウェブサイトには、第三者の ウェブサイト、プラグイン、アプリケーションへのリンクが含まれている場合があります。これらのリンクをクリックするか接続を有効にすると、第三者がお客様に関するデータを収集または共有できる可能性があります。当社はこれらの第三者 ウェブサイトを管理しておらず、そのプライバシー ポリシーについては責任を負いません。当社の ウェブサイトを離れるときは、各 ウェブサイトのプライバシー ポリシーを読むことをお勧めします。

HKBSCLの事業運営拠点は香港です。当社は、Amazon Web Services（AWS）を含む承認済みクラウド基盤提供者を利用してサービスデータを保存および処理します。本ワークフローを通じて完了した新規オンライン会社設立申請について、HKBSCLは、提出フォーム全文、署名および承諾時点の規約スナップショットを含む正式な会社設立証拠PDFをサーバー側で生成します。このPDFの特定オブジェクトバージョンは、該当する顧客のAmazon S3上のDocuments/company_secretary領域に、AWS KMS暗号化およびS3バージョニングを使用して保存され、HKBSCLは正確なVersionIdとSHA-256ハッシュを記録して、認証済みで権限を付与された顧客がアクセスできるようにします。これらの管理策は検証可能な証拠と監査証跡を提供しますが、改変不能な保管ではありません。十分なAWS権限を持つ承認済みの利用者またはシステムは、オブジェクトバージョンを削除し、代替バージョンをアップロードし、または現在のバージョンを変更できます。MongoDB／管理下のデータベース記録は、現在、ERP互換性のための業務用コピーおよび索引として保持され、PDFが正式な保管証拠となります。この説明は、過去の申請または他のシステムで作成された記録が移行済みであることを意味しません。対象範囲内のその他の顧客文書も、該当する顧客のDocuments領域に保存される場合があります。クラウド、メール、データベース、セキュリティ、分析および通信システムは、そのサービス構成および設定に従い、香港、アジア太平洋地域の他の場所またはその他の場所で、暗号化またはアクセス制御されたデータを保存、バックアップ、複製、処理する場合があります。関連サービスについて書面で確認されていない限り、すべてのデータが香港国内のみに保存されることを約束するものではありません。越境移転が発生する場合はデータとサービスに応じた実務上の保護措置を講じ、GDPRが適用される場合は該当する移転保護措置を参照します。

当社は本ポリシーを随時更新することがあります。現行版および発効日を本ページに掲載します。変更が有効なクライアントサービスまたは当社による個人データの利用方法に重大な影響を及ぼす場合、通常は発効日の少なくとも30暦日前までに電子メールで通知します。法令、規制、セキュリティまたは緊急の業務上の要請により事前通知が現実的でない場合は、これより短い期間となることがあります。その場合、合理的に実行可能な限り速やかに、影響を受けるクライアントへ通知します。

プライバシーに関する質問、データアクセスまたは訂正請求、本ポリシーへの懸念については、Privacy/Data Protection Contact（info@HKBSCL.com）または Unit 744, 7/F, Star House, 3 Salisbury Road, Tsim Sha Tsui, Kowloon, Hong Kong までご連絡ください。

一部のウェブサイトフォームおよび安全なクライアントリンクでは、データ収集時に短い収集通知を表示します。これらの通知は本ポリシーと併せてお読みください。

• 問い合わせフォームの提出は任意です。必要な連絡先およびメッセージを提供しない場合、当社は回答できないことがあります。
• 安全なKYCアップロードおよび会社設立リンクは、特定のクライアントまたは権限ある連絡担当者にのみ送信されます。必須項目および書類は、通常、オンボーディング、クライアントデューデリジェンス、サービス提供、法定記録、コンプライアンスのために必要です。
• 必要なKYC、会社設立、本人確認、住所、資金源、署名、事業情報が提供されない場合、HKBSCLはオンボーディングの継続、依頼サービスの実施、または法令・規制要件の充足ができないことがあります。
• 各収集通知には、主な目的、提供が任意か必須か、想定されるデータ移転先の種類、およびアクセスまたは訂正を求める際のプライバシー／データ保護担当者への連絡方法を記載します。連絡先はinfo@HKBSCL.com、またはUnit 744, 7/F, Star House, 3 Salisbury Road, Tsim Sha Tsui, Kowloon, Hong Kongです。

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